Stop met geld
verspillen!
Veel organisaties verspillen ongemerkt grote bedragen aan hun Microsoft-omgeving. Onbeheerste licenties, ongebruikte accounts en het niet benutten van de mogelijkheden van Microsoft 365 zorgen voor structureel geldverlies en gemiste productiviteitswinst.
Gebruik je alleen Word, Excel en Outlook... Maar betaal je wel voor het volledige abonnement?
Weet je wat je weggooit?
Onbeheerde omgevingen, oplopende kosten
In veel bedrijven groeit de Microsoft-omgeving mee met de organisatie, maar wordt deze zelden opgeschoond. Oude accounts blijven bestaan, rechten worden niet ingetrokken en licenties blijven doorlopen, ook als medewerkers of externe partijen al lang vertrokken zijn. Dat leidt tot maandelijkse kosten voor gebruikers die niet meer actief zijn en voor applicaties die niemand gebruikt.
Slecht licentiebeheer
Zonder strak licentiebeheer ontstaat een wildgroei aan abonnementen en modules. Organisaties betalen dan voor te dure licentiepakketten terwijl een kleiner pakket voldoende zou zijn, of kopen losse tools in plaats van te profiteren van wat al in het bestaande abonnement zit. Ook komt het vaak voor dat dezelfde functionaliteit dubbel wordt ingekocht bij derden, terwijl Microsoft 365 hier al een oplossing voor biedt.
Ongebruikte functionaliteiten in Microsoft 365
Microsoft 365 biedt veel meer dan alleen e-mail en opslag. Denk aan samenwerkingstools, automatisering, rapportages en security-functies die standaard in veel licenties zijn inbegrepen. Wanneer organisaties deze mogelijkheden niet kennen of niet activeren, laten ze productiviteitswinst en kwaliteitsverbeteringen liggen. Medewerkers blijven dan werken met verouderde werkwijzen, losse Excel-bestanden en gedeelde schijven, terwijl efficiëntere en veiligere alternatieven al beschikbaar zijn.
Verborgen verspilling in de operatie
De verspilling zit niet alleen in directe licentiekosten, maar ook in tijd en inefficiëntie. Het zoeken naar documenten, dubbele handmatige invoer, foutgevoelige processen en onduidelijke verantwoordelijkheden kosten medewerkers dagelijks minuten, die op jaarbasis optellen tot vele uren. Die verborgen kosten zijn vaak hoger dan de licentiekosten zelf, maar worden zelden inzichtelijk gemaakt.
Van kostenpost naar waarde
Door beheerd en strategisch met Microsoft 365 om te gaan, verandert de omgeving van kostenpost in waardemotor. Dit vraagt om:
Inzicht in het huidige licentielandschap en actief opschonen van ongebruikte accounts.
Het afstemmen van licentietypen op gebruikersprofielen, zodat niemand te veel of te weinig krijgt.
Het actief introduceren en adopteren van de functionaliteiten die al in de licenties aanwezig zijn.
Heldere eigenaarschap voor beheer, beveiliging en adoptie van de digitale werkplek.
Zo voorkom je verspilling, verlaag je structureel de maandelijkse kosten en haal je daadwerkelijk het maximale uit de investering in Microsoft 365.